A metodologia 5S, também conhecida como cinco sensos, corresponde a um sistema que busca melhorar a eficiência da empresa. Inspirada em práticas de manufatura enxuta (do inglês, lean manufacturing) do sistema Toyota, o programa é baseado nos pilares seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke, que significam respectivamente: senso de utilização, organização, limpeza, padronização e autodisciplina. Entenda agora os cinco princípios da metodologia 5S e veja dicas para implementá-la na sua organização.

Senso de utilização ou seiri

Máxima: “A arte de eliminar coisas inúteis sem uso”.

O senso de utilização, também chamado de senso de classificação, destaca a importância de usar, com equilíbrio e consciência, materiais, ferramentas, equipamentos ou documentos, por exemplo. Para isso, é importante definir quais itens são necessários de verdade para o funcionamento da empresa e para a rotina dos funcionários. Se ele não for preciso deve ser descartado, assim facilitará o controle de estoque, organização e limpeza do ambiente de trabalho e melhor controle no geral.

Compreender quais insumos são indispensáveis para a sua companhia exige uma reflexão, para isso faça o questionamento: “eu preciso disso?”, “qual a última vez que usei?”. Atualmente as empresas recebem diversos estímulos da mídia para adquirir novos produtos, sendo que muitas vezes não existe uma necessidade clara.

Senso de organização ou seiton

Máxima: “A arte de cada coisa em seu devido lugar”.

O objetivo deste pilar é facilitar a divulgação de informações no ambiente corporativo. A proposta do senso de organização ou de ordem é promover uma economia de tempo, além de melhorar a comunicação entre as equipes da empresa.

Segundo esse prisma, os objetos devem estar bem próximos ao local de uso e cada item deve ter um local específico para ser guardado. É importante definir alguns padrões de organização e divulgá-los para os funcionários manterem. Podem ser usadas etiquetas, armários e estantes para isso. Em relação à divulgação de informações, a empresa pode apostar no uso de painéis em locais estratégicos, como próximo ao elevador ou à cafeteria.

Senso de limpeza ou seiso

Máxima: “A arte de tirar o pó”.

O senso de limpeza refere-se à eliminação de sujeira e resíduos tanto do ambiente físico quanto do relacionamento interpessoal. Ou seja, o conceito de limpeza não se relaciona apenas com que armários, gavetas, estantes e mesas da companhia estejam limpos, mas também no próprio comportamento entre os profissionais. A empresa deve promover valores, como transparência, honestidade e respeito.

Com isso, acredita-se que o ambiente de trabalho fica mais saudável e agradável para todos, além de haver uma grande possibilidade de melhorar o relacionamento entre os colegas.

Senso de padronização ou seiketsu

Máxima: “A arte de manter em estado de limpeza”.

O quarto senso refere-se à padronização. O termo também é traduzido para o português como conservação. Nesta fase, é essencial que outros pilares tenham sido implementados na empresa, principalmente o senso de limpeza (seiso).

Os outros sensos promovem grandes mudanças no dia a dia da empresa, por isso é importante buscar conservar o ambiente. Para isso, recomenda-se que a gerência ou a diretoria criem metas diárias e mensais para os funcionários que busquem manter a limpeza do ambiente físico e também do relacionamento entre times. É importante que essas metas sejam incorporadas nas tarefas do profissional.

Senso de autodisciplina ou shitsuke

Máxima: “A arte de fazer as coisas certas naturalmente”.

O senso de autodisciplina valoriza a capacidade de cada um se gerenciar. A proposta é que os outros pilares sejam implementados na rotina dos funcionários e se tornem um estilo de vida. Para isso, é necessário que a disciplina em relação aos outros sensos seja monitorada e controlada para que os valores sejam conservados.

É importante que a empresa ofereça um treinamento para que funcionários relembrem os princípios da metodologia 5S. E também aos novos profissionais  da organização receberem orientações para se adequarem ao programa.

Por que implementar o 5S em uma empresa?

O objetivo do programa é melhorar a eficiência da empresa. Para isso, a metodologia investe na criação de um ambiente de trabalho agradável para o funcionário. Neste ambiente, os profissionais tendem a se sentir mais confortáveis para fazer sugestões para a organização.

5 benefícios do programa 5S

Melhora o ambiente de trabalho

Um dos principais benefícios do 5S é melhorar o local de trabalho, tanto visualmente como espacialmente. Além de tornar a estrutura física mais agradável, a metodologia 5S incentiva que haja uma limpeza no relacionamento interpessoal entre os profissionais. Com isso, a qualidade de vida e motivação dos empregados melhora.

Reduz os custos

Ao promover o uso consciente de produtos, a metodologia torna-se bastante útil na redução de gastos. Como o material é organizado de uma forma padronizada, os funcionários ficam mais atentos em relação às compras e passam a adquirir apenas o que é necessário.

Aumenta a produtividade

Com o programa 5S a equipe tende a apresentar um aumento na sua produtividade. Nesse caso, a melhora no ambiente de trabalho e na qualidade de vida estão diretamente relacionadas a esse benefício.

Espaço maior e mais organizado

Ao remover da empresa os produtos desnecessários, há um grande ganho de espaço. Tanto o ambiente quanto os profissionais ficam muito mais organizados.

Facilita a conservação da limpeza e manutenção de equipamentos

Com o ambiente mais organizado, fica mais fácil limpá-lo. Além disso, é possível fazer manutenções em equipamentos com mais facilidade.

4 dicas para aplicar o 5S na sua empresa

Invista em bons treinamentos

Para que a metodologia 5S funcione bem na empresa, é importante que os funcionários acreditem na eficiência do programa. Investir em cursos sobre o assunto pode ser uma estratégia útil para que os profissionais entendam a importância do sistema e recebem dicas de como pode implementá-los no seu departamento.

Comece aos poucos

Implementar a metodologia é um desafio grande, por isso é interessante começar aos poucos. Identifique qual setor precisa de mais atenção e use-o como um piloto para adotar o programa 5S.

Cada senso no seu tempo

São 5S e cada “S” possui as suas dificuldades. É importante respeitar o tempo de cada etapa para que a metodologia seja implementada por completo corretamente. Antes de ir para a próxima fase, avalie se o conteúdo e os desafios do “S” em questão foram absorvidos pela equipe. Caso contrário, é interessante reforçar o tema na mente dos funcionários.

Não tenha funcionários, tenha mentores

É importante entender quais profissionais podem servir como mentores para os seus colegas. Esses empregados devem receber mais orientações sobre a metodologia para que possam tirar dúvidas dos outros.

Depois de aplicar a metodologia 5S, saiba como medir a performance da sua empresa e verificar resultados com métricas que avaliam a eficiência da gestão.