Compliance fiscal na transportadora: entenda sua importância e benefícios

O que é compliance fiscal? O compliance fiscal é um conjunto de atividades que busca agir de forma preventiva, ou seja, são desenvolvidas ações dentro da empresa cujo objetivo é manter a organização em conformidade com as exigências da legislação. Há especialmente um cuidado maior nas questões relacionadas ao pagamento de tributos e o cumprimento das normas do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), da Receita Federal, popularmente conhecido como Fisco. Bom, isso é o que significa compliance fiscal na prática. 

Mas o compliance pode acontecer em diferentes áreas. O termo vem do inglês “to comply” e significa “estar em conformidade”. Isto é, “estar de acordo”, “cumprir” ou “seguir” uma determinada regra ou lei. O governo norte-americano foi o primeiro a criar esses órgãos reguladores no início do século XX. Quer saber mais sobre o tema e sobre a legislação de transportes de cargas? Neste artigo, vamos:

– definir o que é compliance fiscal;

– como o conceito deve ser implementado; 

– explicar por que ele é importante para as transportadoras;

– listar os principais benefícios de obter esse área na sua empresa.

O que é compliance fiscal?

É importante informar que o compliance pode se aplicar a diferentes áreas e situações dentro de uma empresa. Há, por exemplo, o compliance jurídico, o trabalhista e o empresarial. De maneira geral, apesar de ser em setores distintas, o objetivo é o mesmo: garantir que as atividades daquela área aconteçam de acordo com as normas e os valores da empresa. 

Da mesma forma, há o compliance fiscal que está ligado diretamente ao universo tributário. Na prática, ele é responsável por auxiliar a adoção das melhores formas de cumprimento das obrigações tributárias ao diminuir riscos e adequar a empresa às legislações.

O que você precisa para realizar bem o compliance fiscal na sua empresa?

Os principais elementos para realizar um compliance fiscal eficiente na sua organização são:

• envolvimento da alta administração;
• planejamento Tributário;
• códigos de ética, políticas e procedimentos internos;
• treinamento e comunicação empresarial;
• rotinas de compliance fiscal eficientes elaboradas de acordo com a necessidade da empresa;
• profissionais qualificados e bem treinados;
• análise periódica de riscos, registros contábeis e controles internos;
• melhoria contínua a partir de revisões e testes periódicos.

Como implantar o compliance fiscal na minha empresa?

O compliance envolve a adoção e a implementação de uma série de ações e procedimentos. O primeiro passo é definir uma política de compliance. Na prática, nessa etapa, é importante organizar, de forma metódica e estruturada, as regras, normas e práticas que irão orientar os processos dentro da empresa como um todo, sem falar exclusivamente sobre um departamento. Ou seja, é necessário criar uma política que leve em consideração as particularidades de toda a organização. 

Após esse documento ser elaborado, tudo deve ser acompanhado de perto, calculado e monitorado antes que as informações cheguem ao Fisco. E vale um cuidado especial em relação ao tamanho: não basta apenas criar uma papelada enorme com todas as normas a serem seguidas. Uma política de compliance eficiente deve guiar os colaboradores em suas rotinas de trabalho de maneira prática e objetiva. Com isso em mente, fica mais fácil para os funcionários se adequar às regras e valores da empresa, além de evitar falhas operacionais. 

Saiba agora algumas das ações que integram uma política de compliance:

1. definição de um regime de tributação adequado; 
2. escrituração correta dos documentos fiscais das empresas;
3. elaboração de um controle de estoques fiel à realidade da empresa;
4. preenchimento correto das informações nas obrigações tributárias acessórias;
5. aproveitamento correto dos créditos;
6. apuração correta da base de cálculo e aplicação precisa das alíquotas de cada tributo;
7. manter atualizado o cadastro de itens de produtos da empresa.

Confira os principais benefícios de adotar o compliance fiscal na sua  empresa

1. Fica mais fácil monitorar o cumprimento das obrigações 

Uma política efetiva de compliance fiscal ajuda a prevenir erros pequenos, mas que podem gerar impactos extremamente significativos para as empresas. Pagamentos indevidos de tributos, sejam eles grandes ou não, podem levar empresas a diversos tipos de problemas financeiros. 

Por outro lado, quando se fala em compliance, é possível identificar as falhas no processo a tempo e corrigi-las antes que informações equivocadas sejam enviadas ao Fisco, evitando que a empresa sofra consequências mais sérias. Para facilitar, informamos agora alguns dos problemas que um compliance fiscal bem estruturado ajuda a evitar:

• NF-e emitida com crédito indevido;
• aplicação incorreta do CFOP;
• NF-e emitida sem a aplicação de devido crédito;
• uso indevido de NCM nos itens;
• cálculo equivocado da alíquota do ICMS;
• aplicação de CEST errada;
• erro na tributação de PIS e COFINS;
• cadastro de itens com parâmetros de tributação errados;
• produto com GTIN (EAN) inválido.

2. Garantia de que as obrigações secundárias serão executadas dentro do prazo

Da mesma forma que enviar as informações corretas ao Fisco, é essencial que os prazos fixados para cada obrigação sejam acompanhados com atenção e seguidos. A tarefa, claro, é complexa, visto que a legislação é atualizada com frequência, por isso é importante contar com o apoio tecnológico ao praticar o compliance. 

O calendário fiscal das empresas conta com datas pré-fixadas para o envio de cada obrigação. Para não perder nenhum prazo, vale apostar em um cronograma de entregas atualizado.

3. Arquivos sempre organizados

Manter os documentos fiscais organizados é um pré-requisito para sustentar o compliance fiscal, além de facilitar bastante a rotina da empresa e dos profissionais que precisarem consultá-los.

Além disso, quando o compliance é posto em prática, é possível determinar critérios para organizar os arquivos de acordo com o planejamento da empresa. É possível, por exemplo, agrupar os documentos em categorias de forma simples.

4. Controle das certidões negativas de débitos

As certidões negativas de débitos (CDNs) são documentos úteis responsáveis por comprovar a ausência de pendências fiscais e boa conduta legal. Portanto, elas funcionam como uma garantia de que a sua empresa está em compliance. Com isso, clientes e parceiros de negócios são vistos pelo outro com mais credibilidade. Mas não é só isso. Uma empresa que pratica o compliance tem a possibilidade de monitorar de forma mais sistemática as CNDs. 

5. Saúde financeira e segurança jurídica

O mercado está cada vez mais competitivo e maximizar os lucros é um objetivo que todos procuram. Sabemos que existem diversos obstáculos no dia a dia para manter saudável a rentabilidade de uma empresa. Uma forma inteligente de manter a saúde financeira de qualquer negócio é evitar multas ou penalidades por atrasos nas entregas das informações ao Fisco ou mesmo envio de dados incorretos. Erros e descuidos podem não só gerar gastos desnecessários como também comprometer a receita de um negócio. 

O compliance fiscal é bastante útil na prevenção de problemas desse tipo. Ou seja, além de proteger a empresa no âmbito jurídico, ele ajuda a evitar prejuízos financeiros. É importante lembrar que o compliance não é meramente um processo a ser introduzido na organização. Para de fato gerar benefícios, ele deve ser integrado a cultura organizacional. Todos os colaboradores devem estar conscientes e engajados nas ações para manter o compliance eficiente.

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Até a próxima!