O que é compliance fiscal? O compliance fiscal é um conjunto de atividades que busca agir de forma preventiva, ou seja, são desenvolvidas ações dentro da empresa cujo objetivo é manter a organização em conformidade com as exigências da legislação. Há especialmente um cuidado maior nas questões relacionadas ao pagamento de tributos e o cumprimento das normas do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), da Receita Federal, popularmente conhecido como Fisco. Bom, isso é o que significa compliance fiscal na prática.
Mas o compliance pode acontecer em diferentes áreas. O termo vem do inglês “to comply” e significa “estar em conformidade”. Isto é, “estar de acordo”, “cumprir” ou “seguir” uma determinada regra ou lei. O governo norte-americano foi o primeiro a criar esses órgãos reguladores no início do século XX. Quer saber mais sobre o tema e sobre a legislação de transportes de cargas? Neste artigo, vamos:
– definir o que é compliance fiscal;
– como o conceito deve ser implementado;
– explicar por que ele é importante para as transportadoras;
– listar os principais benefícios de obter esse área na sua empresa.
O que é compliance fiscal?
É importante informar que o compliance pode se aplicar a diferentes áreas e situações dentro de uma empresa. Há, por exemplo, o compliance jurídico, o trabalhista e o empresarial. De maneira geral, apesar de ser em setores distintas, o objetivo é o mesmo: garantir que as atividades daquela área aconteçam de acordo com as normas e os valores da empresa.
Da mesma forma, há o compliance fiscal que está ligado diretamente ao universo tributário. Na prática, ele é responsável por auxiliar a adoção das melhores formas de cumprimento das obrigações tributárias ao diminuir riscos e adequar a empresa às legislações.
O que você precisa para realizar bem o compliance fiscal na sua empresa?
Os principais elementos para realizar um compliance fiscal eficiente na sua organização são:
- envolvimento da alta administração;
- planejamento Tributário;
- códigos de ética, políticas e procedimentos internos;
- treinamento e comunicação empresarial;
- rotinas de compliance fiscal eficientes elaboradas de acordo com a necessidade da empresa;
- profissionais qualificados e bem treinados;
- análise periódica de riscos, registros contábeis e controles internos;
- melhoria contínua a partir de revisões e testes periódicos.
Como implantar o compliance fiscal na minha empresa?
O compliance envolve a adoção e a implementação de uma série de ações e procedimentos. O primeiro passo é definir uma política de compliance. Na prática, nessa etapa, é importante organizar, de forma metódica e estruturada, as regras, normas e práticas que irão orientar os processos dentro da empresa como um todo, sem falar exclusivamente sobre um departamento. Ou seja, é necessário criar uma política que leve em consideração as particularidades de toda a organização.
Após esse documento ser elaborado, tudo deve ser acompanhado de perto, calculado e monitorado antes que as informações cheguem ao Fisco. E vale um cuidado especial em relação ao tamanho: não basta apenas criar uma papelada enorme com todas as normas a serem seguidas. Uma política de compliance eficiente deve guiar os colaboradores em suas rotinas de trabalho de maneira prática e objetiva. Com isso em mente, fica mais fácil para os funcionários se adequar às regras e valores da empresa, além de evitar falhas operacionais.
Saiba agora algumas das ações que integram uma política de compliance:
- definição de um regime de tributação adequado;
- escrituração correta dos documentos fiscais das empresas;
- elaboração de um controle de estoques fiel à realidade da empresa;
- preenchimento correto das informações nas obrigações tributárias acessórias;
- aproveitamento correto dos créditos;
- apuração correta da base de cálculo e aplicação precisa das alíquotas de cada tributo;
- manter atualizado o cadastro de itens de produtos da empresa.
Confira os principais benefícios de adotar o compliance fiscal na sua empresa
1. Fica mais fácil monitorar o cumprimento das obrigações
Uma política efetiva de compliance fiscal ajuda a prevenir erros pequenos, mas que podem gerar impactos extremamente significativos para as empresas. Pagamentos indevidos de tributos, sejam eles grandes ou não, podem levar empresas a diversos tipos de problemas financeiros.
Por outro lado, quando se fala em compliance, é possível identificar as falhas no processo a tempo e corrigi-las antes que informações equivocadas sejam enviadas ao Fisco, evitando que a empresa sofra consequências mais sérias. Para facilitar, informamos agora alguns dos problemas que um compliance fiscal bem estruturado ajuda a evitar:
- NF-e emitida com crédito indevido;
- aplicação incorreta do CFOP;
- NF-e emitida sem a aplicação de devido crédito;
- uso indevido de NCM nos itens;
- cálculo equivocado da alíquota do ICMS;
- aplicação de CEST errada;
- erro na tributação de PIS e COFINS;
- cadastro de itens com parâmetros de tributação errados;
- produto com GTIN (EAN) inválido.
2. Garantia de que as obrigações secundárias serão executadas dentro do prazo
Da mesma forma que enviar as informações corretas ao Fisco, é essencial que os prazos fixados para cada obrigação sejam acompanhados com atenção e seguidos. A tarefa, claro, é complexa, visto que a legislação é atualizada com frequência, por isso é importante contar com o apoio tecnológico ao praticar o compliance.
O calendário fiscal das empresas conta com datas pré-fixadas para o envio de cada obrigação. Para não perder nenhum prazo, vale apostar em um cronograma de entregas atualizado.
3. Arquivos sempre organizados
Manter os documentos fiscais organizados é um pré-requisito para sustentar o compliance fiscal, além de facilitar bastante a rotina da empresa e dos profissionais que precisarem consultá-los.
Além disso, quando o compliance é posto em prática, é possível determinar critérios para organizar os arquivos de acordo com o planejamento da empresa. É possível, por exemplo, agrupar os documentos em categorias de forma simples.
4. Controle das certidões negativas de débitos
As certidões negativas de débitos (CDNs) são documentos úteis responsáveis por comprovar a ausência de pendências fiscais e boa conduta legal. Portanto, elas funcionam como uma garantia de que a sua empresa está em compliance. Com isso, clientes e parceiros de negócios são vistos pelo outro com mais credibilidade. Mas não é só isso. Uma empresa que pratica o compliance tem a possibilidade de monitorar de forma mais sistemática as CNDs.
5. Saúde financeira e segurança jurídica
O mercado está cada vez mais competitivo e maximizar os lucros é um objetivo que todos procuram. Sabemos que existem diversos obstáculos no dia a dia para manter saudável a rentabilidade de uma empresa. Uma forma inteligente de manter a saúde financeira de qualquer negócio é evitar multas ou penalidades por atrasos nas entregas das informações ao Fisco ou mesmo envio de dados incorretos. Erros e descuidos podem não só gerar gastos desnecessários como também comprometer a receita de um negócio.
O compliance fiscal é bastante útil na prevenção de problemas desse tipo. Ou seja, além de proteger a empresa no âmbito jurídico, ele ajuda a evitar prejuízos financeiros. É importante lembrar que o compliance não é meramente um processo a ser introduzido na organização. Para de fato gerar benefícios, ele deve ser integrado a cultura organizacional. Todos os colaboradores devem estar conscientes e engajados nas ações para manter o compliance eficiente.
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