Você sabe o que é Intercâmbio Eletrônico de Dados? Recentemente, muitos embarcadores exigem o seu uso nas operações de transporte. Portanto, se você não quer perder clientes ou oportunidades de fechar novos trabalhos para a sua transportadora, esse termo será cada vez mais comum no seu dia a dia.
No artigo de hoje você entende o que é EDI, para que ele serve e as vantagens reais de usar o Intercâmbio Eletrônico de Dados na sua empresa. Confira!
O que é EDI?
EDI é a sigla inglesa para International Data Interchange. Ou, em bom português, Intercâmbio Eletrônico de Dados. Ele é uma padronização para definir em que modelo deve ser feita a geração de dados e documentos entre empresas parceiras, de forma que ambas consigam lê-los e agilizar seus processos, mesmo que usem sistemas distintos.
No ramo da logística de transportes, os principais atores envolvidos na troca constante de informações são os embarcadores, as transportadoras e as seguradoras. E algumas das informações que podem precisar circular para o cumprimento das suas atividades diárias, ou seja, que vão precisar ser enquadradas no EDI, são as notas fiscais e informações para faturamento, notificações de entrega de mercadoria ou conhecimentos eletrônicos, por exemplo.
E como é feita a padronização para o Intercâmbio Eletrônico de Dados? Através dos chamados “layouts EDI”, ou seja, arquivos com modelos que determinam em que formato cada documento deve ser gerado para que possa ser lido por outra empresa.
Como existem diversas variações desses modelos, é preciso haver um acordo sobre a integração de dados entre as empresas antes mesmo de começar o trabalho conjuntamente, para saber qual será o formato adotado nessa operação.
Entre os formatos mais famosos e utilizados no mercado de transportes estão os padrões EDI PROCEDA, que conta com os seguintes layouts:
NOTFIS
O arquivo EDI usado para identificar a Nota Fiscal referente à carga que será transportada, para que a transportadora saiba o que pode ser embarcado no frete.
DOCCOB
DOCCOB é uma sigla para Documento de Cobrança, o arquivo que lista todos os conhecimentos de transporte de um frete.
PREFAT
A sigla indica o documento de pré-fatura do transporte. Depois de feita a conferência do frete, o embarcador deve enviar esse documento à transportadora para que ela saiba quais cobranças pelo serviço já podem ser faturadas. Ou seja, é importante que o seu financeiro tenha acesso a essa informação o quanto antes e da maneira mais fácil possível.
CONEMB
O CONEMB também fala sobre os conhecimentos de transporte. Nele, ficam listados os números dos CTs, suas chaves, quanto de imposto ICMS foi recolhido pelo serviço e o valor total do frete.
OCOREN
A sigla OCOREN vem da palavra ocorrência. Por isso, esse documento funciona como uma espécie de Boletim de Ocorrências, relatando tudo que possa ter acontecido à carga durante o transporte, como atrasos, danos e perdas.
Quais são as vantagens do Intercâmbio Eletrônico de Dados?
Agora que você já sabe o que é EDI, vamos para o próximo passo: entender melhor seus benefícios para a sua transportadora.
Economia nas operações
Já pensou se cada vez que a sua transportadora recebesse algum documento de uma empresa parceira houvesse a necessidade de redigir novamente o documento para se enquadrar nos modelos utilizados por vocês? Ou se o seu colaborador precisasse inserir manualmente as informações do documento nas suas ferramentas de gestão?
Pois é, os modelos do EDI evitam que isso aconteça, possibilitando que a sua equipe encurte os processos e economize tempo nas atividades. Além disso, o Intercâmbio Eletrônico de Dados também permite que o seu sistema de gerenciamento de transporte seja atualizado automaticamente quando os documentos forem recebidos no formato certo.
Por fim, já que não há necessidade de reescrever os documentos ou cadastrá-los manualmente no sistema, o acesso à informação é facilitado e agilizado. Isso também facilita a aceleração dos processos entre os setores da sua transportadora e operações como auditorias e fiscalizações.
Ou seja, adotar a EDI é uma economia dupla: de tempo e de dinheiro. Sim, porque horas de trabalho que são remuneradas e estão sendo gastas em um trabalho pouco funcional é um investimento mal feito, certo? Aposte neste ganho de produtividade para a sua transportadora.
A troca de informações é mais segura
Considere o seguinte ponto: quando todos estão usando o mesmo padrão EDI para emissão de documentos, é como se fossem várias pessoas de países distintos, falando a mesma língua.
Assim, são reduzidos os ruídos na comunicação e erros potenciais, já que todos entendem a que informação cada dado pertence.
Além disso, ao realizar auditorias na sua transportadora e conferir os valores que foram operados, as informações a serem averiguadas se tornam também mais confiáveis.
Reduz as chances de falha humana
Não tem jeito, nós estamos sempre sujeitos a erros, ainda mais quando a rotina de trabalho está corrida e muitos processos precisam ser levados adiante ao mesmo tempo. Porém, inserir um dígito a mais ou a menos quando falamos de um valor de um frete ou de um imposto a ser pago, por exemplo, pode causar uma confusão contábil difícil de identificar posteriormente.
Por isso, zerar a necessidade de inserções de informações de forma manual nos seus sistemas é também uma maneira de reduzir essas ocorrências. Ponto para a EDI!Quer aprender mais sobre otimização das documentações para as suas operações logísticas? Então veja o nosso artigo sobre os principais documentos fiscais para o transporte de cargas.