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Para a gestão do transporte de cargas é necessário a organização dos dados e informações, além de anotações em cadernos ou planilhas. Essa necessidade entretanto não é atual. De acordo com o Anuário dos Transportes, a partir do início da década de 1990, surgiram no mercado softwares de armazenamento de informações e integração de sistemas. Entre eles, o TMS (Transportation Management System) ou Sistema de Gerenciamento de Transporte.
O que é TMS?
Trata-se de um software online para gestores do setor de transporte. O TMS é responsável pelo controle e gerenciamento da administração em geral. Esse sistema direciona, de forma integrada, a distribuição do produto com programação automática do status da entrega para o cliente com rastreamento e agendamento de entregas. Essa ferramenta de logística também consegue identificar e medir os custos na cadeia de transporte, até mesmo custos da gestão dos recursos humanos e materiais. Entre eles: as perdas de manutenção da frota e índices de avarias nas entregas.
Como escolher um TMS?
Há diferentes modelos de TMS disponíveis no mercado, por isso é válido testar diferentes modelos de acordo com as prioridades da empresa. De forma geral o TMS integra e permite visualização e acompanhamento, em tempo real, de diversas informações: desde a área comercial da empresa, passando por SAC (Serviço de Atendimento ao Consumidor), operação e logística, até a parte financeira, com seguros e faturamento.
Alguns softwares são criados em módulos, de forma que os gestores podem ter acesso ao sistema completo ou somente as funcionalidades que mais se encaixarem para o momento da empresa. A maior vantagem de comprar pequenos módulos é poder testar e analisar se é válido levar adiante o TMS em questão.
Apesar do TMS ser utilizado para melhorar a qualidade e produtividade do transporte de carga, é recomendado que a empresa adquira também uma ferramenta de ERP (Enterprise Resource Planning) ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial. Dessa forma, será possível realizar a integração financeira, fiscal e contábil de forma automática. Por exemplo, no momento de emitir um CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) ou uma NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica) não há necessidade do gestor checar os dados, pois os documentos constarão diretamente no sistema.
Como funciona um TMS?
Um TMS eficiente deve controlar, acompanhar e mensurar resultados de toda e cada etapa do transporte. Somente por meio desse acompanhamento é possível evitar a ocorrência de problemas, como atrasos na entrega do frete ou mesmo o extravio durante o trajeto. Além disso, adotar um TMS também aumenta o controle e agilidade dos processos, pois é um sistema real time. Para auxiliar empresas na escolha de um software que ajude a realizar todo esse acompanhamento, o gestor deve estar atento nas características e funcionalidades essenciais para um bom desempenho de TMS, são eles:
Operação
É fundamental escolher um TMS que possua um sistema de rastreamento eficaz. Isso possibilitará o monitoramento do processo de transporte como um todo, desde o carregamento na origem até a entrega das mercadorias, incluindo eventuais procedimentos de parada dos veículos seja para abastecimento ou algum reparo de última hora. Nesta função que se realiza o rastreamento e distribuição de cargas.
Custo
Saiba quais serão os custos internos com a ferramenta, como assinatura mensal ou anual. Com o valor em mãos, faça uma análise para descobrir a necessidade no momento da empresa em adquirir um TMS. Já os custos externos são aplicados nos cálculos de frete com simulação de cenários com fretes e rotas ideais.
Rastreamento
Consulte qual é o tipo de rastreamento do TMS: em tempo real via wireless (com conexão com GPS) ou outras tecnologias. Essa verificação é importante pois em algumas rotas, por exemplo, o sinal pode ser fraco e prejudicar a comunicação da operação.
Faturamento
Por meio de um TMS o gestor poderá também acompanhar o faturamento e registrar documentos como: requisição de transporte, notas fiscais, cadastro de clientes, taxas com terceiros, tarifas da rede de transportes, ordem de coleta, emissão de conhecimentos e manifestos de carga e emissão de fatura de cobrança dos clientes.
Controle de estoque
Um TMS completo além de acompanhar a cadeia de suprimentos, também realiza o controle dos produtos, pedidos, compras e movimentações financeiras e geográficas da operação.
Análise de rentabilidade
Pensando na transformação digital e no modo de consumo atual, algumas ferramentas de TMS fornecem informações sobre rentabilidade de clientes. Esses dados vão contribuir nos cálculos de orçamentos e podem render outros planejamentos, a médio e longo prazo, permitindo que o gestor tenha previsibilidade de renda.
Quais as vantagens de um TMS?
Além dos pontos já citados, adotar um TMS garante para a transportadora vantagem competitiva no mercado. Isso porque é um sistema que permite visualização e controle de todos os custos relacionados à gestão de transporte, desde a qualidade dos serviços realizados com definição de metas até ao aumento da agilidade da frota.
Quem deve usar TMS?
Tanto transportadoras, embarcadores ou empresas que fazem o próprio serviço de transporte podem se beneficiar do sistema de TMS. O software é programado para o número total de fretes ou de caminhões, sendo totalmente flexível e útil para qualquer tamanho de gerenciamento de risco de qualquer transporte.
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