by Mariana CarmeloComo fazer um bom planejamento: 5 dicas essenciais
Planejamento exige traçar objetivos, metas, indicadores e iniciativas. Não adianta ter todos setores e funcionários eficientes, se sua empresa não tem planejamento. É necessário métodos, estar preparado para possíveis crises e estar um passo a frente. Este será o diferencial que te tornará mais competitivo em relação ao seu concorrente.
Mas por que você faria um planejamento?
Porque com planejamento você pode conseguir alguns objetivos que talvez venha buscando há algum tempo e não tem tido sucesso, como redução de custos, redução de investimentos, otimização do seu tempo e melhoria no serviço.
Como planejar?
O ideal é que você se planeje a longo, médio e a curto prazo para traçar as metas de forma mais eficiente. Esses planejamentos são chamados também de estratégico, tático e operacional.
Planejamento estratégico
Nesse planejamento quem está envolvido são os sócios, diretores, gestores e colaboradores com poder de decisão. Nele são considerados fatores internos e externos que podem afetar a organização. Visa a analisar fraquezas, oportunidades e ameaças. Esse tipo de planejamento tem que estar baseado na missão, visão e valores da organização e normalmente prevê uma visão mais a longo prazo da empresa, de anos. Aqui as metas incluem pontos como elevar o nível de satisfação do cliente, minimizar custos operacionais e elevar capacitação dos colaboradores. Analisar a economia global, do país e local, por exemplo, é uma forma de traçar o planejamento, considerando mudanças de cenário que podem afetar a organização.
Planejamento tático
O planejamento tático envolve gerentes, coordenadores, supervisores e líderes de projetos. Aqui os diferentes setores se organizam para entender como cada um poderá atuar para que o objetivo geral da empresa seja alcançado, traçando metas e condições. O planejamento tático suas ações para médio prazo (1 a 3 anos mais ou menos). Pode-se dizer que o planejamento tático é o que interpreta o planejamento estratégico para o planejamento operacional. Algumas das estratégias que são atribuídas neste momento é, por exemplo, começar a utilizar uma ferramenta de contratação de autônomos como o TruckPad, assegurar que clientes tenham respostas em até um dia ou que todos os colaboradores tenham formação superior e por aí vai.
Planejamento operacional
Já o operacional reúne pessoas da ponta da operação e é mais detalhado, com descrição das funções. Aqui são ações de mais curto prazo, geralmente com um período de até 6 meses. Neste ponto é preciso acompanhamento de rotina, garantindo que as tarefas específicas sejam executadas. Alguns exemplos de objetivos operacionais: implantar um programa de qualidade, fechar parcerias com universidades para capacitar os funcionários, ou seja, colocar a mão na massa e traçar planos de ação focados.
Lembre-se: o planejamento estratégico não acontece sem os esforços dos níveis tático e operacional, pois se trata de um processo interligado.
5 dicas para você ter sucesso em seu planejamento
1) Analise sua situação atual e identifique onde você quer chegar
É indispensável saber o que está dando errado e o que está dando certo. Fazer uma análise do seu potencial é primordial! Com isso você conseguirá enxergar que pode ter um futuro promissor, correndo atrás de corrigir os déficits de sua organização.
Para isso, é muito importante que sua empresa conte com sistemas de gerenciamento. Isso ajudará a tanto no acompanhamento do seu fluxo de operações como dará um histórico em você saberá quando e o que tem feito sem a necessidade de recorrer a um monte de planilhas ou papéis em gavetas.
2) Estabeleça responsáveis por cada processo
É importante que cada um dos envolvidos no processo saiba o que vai fazer. Tudo deve ficar claro para que no futuro não haja problemas. Determine o que será feito, o porquê, onde, quando, quem fará, como e quanto vai custar. Se isso for esclarecido para todos, certamente ajudará sua empresa a alcançar seus planos. Aqui no TruckPad, temos um valor que levamos muito a sério: “Fatos claros, amizade longa”.
3) Tenha métricas de antes e depois
Você precisa levantar números e guardá-los para que você no futuro consiga mostrar para a equipe e diretoria que suas ações surtiram efeito. Caso suas mudanças sejam também no espaço físico, lembre-se de tirar fotos para confrontar com os resultados posteriores.
4) Metas: seja ousado mas não tire os pés do chão
Suas metas têm que ser baseadas sempre nas métricas atuais e nos indicadores que foram estudados e planejados antes. É importante que você pense em crescimentos progressivos e não planeje dar passos tão largos que não possa alcançar. O estabelecimento das metas pode gerar motivação ou frustração para os colaboradores envolvidos, então tome cuidado.
5) Monitore
Acompanhe suas metas e veja se sua equipe está indo para o caminho desejado ou se é necessário mudar as estratégias. É normal que falhas no processo aconteçam, mas se você monitorar não vai deixar nenhum erro virar uma bola de neve. Quanto antes você achar, antes você se livra e evita mais problemas.
Conclusão
Como vimos, um bom planejamento é iniciado com a organização de tudo que é preciso ser feito, prosseguindo para o alinhamento das estratégias, assim como aqueles que vão executar. Monitore, meça os resultados, revise e se necessário faça mudanças. Tendo esses pontos em mente, certamente as chances de alcançar o sucesso serão ainda maiores.
Espero que você tenha sucesso com as nossas dicas.
Até a próxima!