Quantas vezes a sua transportadora já esteve perdida em meio a milhares de papéis e documentos fiscais? Afinal, este cenário já foi comum quando ainda existia a Carta Frete e as impressões de todas as notas fiscais e demais documento relacionados ao transporte de cargas eram em papel. Felizmente, hoje é o MDF-e (Manifesto de Carga Eletrônico) que vigora.
Antes x depois do MDF-e
Sem o MDF-e as transportadoras geravam e imprimiam todos os documentos auxiliares, notas fiscais, guias e conhecimentos de transporte. Tudo isso para entregá-los aos autônomos, que deveriam portar todos estes documentos ao longo da viagem para verificações e fiscalizações nas estradas.
Entretanto, hoje, as transportadoras possuem registros comerciais e de prestação de serviços de transporte de cargas em um único documento. Ele fica salvo eletronicamente e pode ser acessado por meio de usuário e senha de qualquer dispositivo eletrônico.
Além disso, este documento único pode ser facilmente enviado de forma direta aos órgãos responsáveis pela fiscalização. Isso otimiza o tempo de todos os envolvidos.
Quais as principais vantagens do MDF-e?
As principais vantagens do MDF-e são:
- Simplificar e agilizar o registro;
- Identificar as cargas;
- Fiscalizar documentos fiscais dos fornecedores e prestadores de serviço de transporte.
Ou seja, este é o grande objetivo pelo qual o MDF-e foi criado. Para entender um pouco melhor como isso funciona no Brasil, vamos pensar inicialmente que nos principais documentos fiscais necessários a qualquer transação comercial de transporte rodoviário de cargas: as notas fiscais e os conhecimentos de transportes eletrônicos.
Quais são os outros documentos envoltos no transporte de carga?
Nota Fiscal Eletrônica (NFe)
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é todo e qualquer documento emitido eletronicamente pela transportadora. Ele reúne todas as informações fiscais de determinada operação comercial. No entanto, isso significa que neste documento estarão todos os dados referentes às mercadorias e cargas comercializadas naquele frete.
Possui validade jurídica, pois é autorizado pela Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ). Por isso, deve contar com a assinatura digital do emitente. O MDF-e pode substituir arquivos como o Manifesto de Carga modelo 25 e a Capa de Lote Eletrônica (CL-e).
Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)
Mesmo com o documento eletrônico, ainda é gerado junto à NF-e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), representação gráfica impressa da NF-e que é utilizada pelo transportador autônomo para acompanhar o trânsito das mercadorias durante sua viagem.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe)
O outro documento essencial envolvido no transporte rodoviário de cargas é o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). Este também é emitido de forma digital e é utilizado para documentar, para fins de fiscalização, uma prestação de serviço de transporte de cargas.
Documento Auxiliar de Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE)
Para o acompanhamento do transporte, da mesma forma que com a nota fiscal, o motorista deve estar sempre com o Documento Auxiliar de Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE) impresso, gerado junto ao CT-e.
Integração dos documentos fiscais
Estes dois documentos fiscais citados possuem validade jurídica tanto quanto o próprio MDF-e. Se estiverem com sua assinatura digital emitida pela transportadora e por meio da chave de acesso única para cada documento, que pode ser encontrada nos documentos auxiliares.
O MDF-e, então, serve para situações em que o veículo que estiver realizando o frete estiver portando mercadorias distintas das especificadas na nota, que requeiram a emissão de mais de uma nota fiscal ou mais de um CT-e.
Essa distinção pode estar tanto no transporte de cargas de empresas diferentes, quanto pela entrega precisar ser realizada em estados diferentes, por exemplo. Com isso, o processo é facilitado por não ser necessário emitir diversas notas fiscais ou conhecimentos de transporte. Reunindo tudo em um único documento, o MDF-e.
Como funciona a emissão do MDF-e?
Cabe sempre à transportadora realizar a emissão do MDF-e. Para realizar o processo de emissão, a sua transportadora deve ser credenciada junto à Secretaria Estadual da Fazenda (SEFAZ) da sua região e na sequência:
- Adquirir um certificado digital, para garantir validade jurídica aos seus documentos;
- Contratar, obrigatoriamente, um Sistema Emissor de MDF-e;
- Acompanhar e realizar ações em todos os documentos gerados por meio da sua conta no software emissor.
É importante destacar aqui que, após a sua transportadora registrar o seu MDF-e junto à SEFAZ, não será mais possível fazer alterações relacionadas a veículos, cargas e documentação. Somente poderão ser incluídos ou substituídos condutores ao longo da operação registrada.
Caso ocorra alguma mudança muito importante e seja preciso alterar dados do MDF-e durante o trajeto, que não estejam relacionados aos condutores, a sua transportadora precisará realizar o encerramento do MDF-e em questão e proceder com a emissão de um novo, realizando as alterações necessárias.
Assim que a sua operação for concluída, ou seja, quando as cargas forem comprovadamente entregues, a transportadora emitente do MDF-e deverá, então, realizar no sistema emissor o procedimento definitivo de encerramento de MDF-e.
Dessa forma, sinaliza-se para a SEFAZ que a operação está concluída, Assim, os veículos e condutores registrados nelas ficam liberados para serem registrados em novas operações, por meio da emissão de novos MDF-e.
Conclusão
Para fazer um resumo, os principais objetivos e vantagens do MDF-e são:
- A unificação de informações sobre as cargas que envolvem mais de um CT-e ou NF-e, transportadas por um mesmo veículo;
- O registro e identificação das alterações ou substituições das unidades de transporte ou de carga e seus condutores;
- O registro do início e fim de cada operação de transporte;
- A facilitação e agilidade do trabalho nos postos de fiscalização nas estradas;
- Rastreamento da circulação física da carga.
Ficou mais claro para você o que é o MDF-e e como ele pode ser útil na sua transportadora? Continue acompanhando o nosso blog para não perder nada! 😉
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